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Migliori applicazioni per la pianificazione delle riunioni

Quando si cerca di programmare gli incontri, è facile ritrovarsi in una catena di email troppo lunga cercando di individuare l’ora e la data migliore per tutti. È molto meno fastidioso se si utilizza un’applicazione di pianificazione delle riunioni dedicata per snellire il processo. Il software di pianificazione delle riunioni consente di definire la propria disponibilità, eliminare il rischio di doppia prenotazione di una fascia oraria ed eliminare il back-and-forth.

Esistono vari tipi di meeting scheduler, dai plugin per e-mail alle app per dispositivi mobili fino alle soluzioni basate sul web che possono essere utilizzate in modo anonimo. Abbiamo testato decine di opzioni, e questi sono gli 8 migliori strumenti di pianificazione dei meeting online.

Cosa rende un ottimo meeting scheduler?

Incontri per adulti rietiMentre testavamo le app meeting scheduler, abbiamo ristretto le nostre raccomandazioni in base ad alcuni criteri chiave. Ecco uno sguardo a ciò che è importante:

Facilità d’uso. Lo scopo di un meeting scheduler è quello di farvi risparmiare il tempo che trascorrereste scambiandovi numerose e-mail per restringere un’ora e una data. Se un’app è scomoda da usare, occupa quel tempo, il che vanifica lo scopo. Tutte le app incluse impiegano pochi secondi o minuti per essere calcolate.

Integrazione con altre app/servizi. Quando si organizzano riunioni, è probabile che ci si destreggi anche con altri servizi. Potrebbe essere una questione di tenere d’occhio il vostro Google Calendar, di volere un’integrazione fluida con Zoom o altri software di videoconferenza, o di integrare opzioni più avanzate come Salesforce. A seconda delle vostre esigenze, potrebbe non essere essenziale disporre di tali integrazioni all’interno dell’app per la pianificazione delle riunioni, ma abbiamo dato priorità a soluzioni che semplificano il tutto per voi, sia a livello nazionale che tramite Zapier.

Buona sicurezza. Per loro stessa natura, le app meeting scheduler tendono a volere molto accesso ai vostri dati, contatti e calendari. È importante utilizzare un’applicazione che abbia una politica affidabile sulla privacy o, meglio ancora, che non si prenda troppe libertà. Abbiamo tenuto d’occhio esattamente il modo in cui ogni app raccomandata utilizza le vostre informazioni.

Funzioni extra. Potreste voler semplicemente intervistare i vostri colleghi sul momento migliore per una riunione, ma le funzioni extra consentono una maggiore flessibilità. La maggior parte delle app consigliate include funzioni aggiuntive che possono semplificarvi la vita, sia che si tratti di opzioni ricorrenti per le riunioni, che vi aiutino ad arrivare alla destinazione della riunione, o di qualsiasi altra cosa nel mezzo.

Rapporto qualità-prezzo. Tutte queste app hanno un’opzione gratuita e nessuno dei piani a pagamento è eccessivamente costoso per il lavoro che deve essere svolto.
Meetingbird è andato di bene in meglio nel corso degli anni. All’inizio era un’applicazione di pianificazione delle riunioni per gli utenti dell’applicazione di posta elettronica Front, ma ora è l’ideale come sportello unico per la maggior parte degli scenari. È incredibilmente semplice da configurare e utilizzare, e l’unico requisito è un account Google o Office 365.

Una volta effettuato il login, per creare una riunione è sufficiente fare clic su Crea il mio primo collegamento di pianificazione, per poi ricevere opzioni chiare e concise per iniziare. Per intervistare le persone per trovare il momento migliore per tutti di incontrarsi, è possibile scegliere tutte le opzioni di data e ora che si desidera. Una volta creato il sondaggio, è sufficiente copiare il link e inviarlo alle parti interessate.

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Se usi Gmail, puoi usare l’estensione Meetingbird Chrome per inserire gli orari degli incontri direttamente nelle tue email. Una lista degli orari disponibili sarà inclusa nell’email, e tutto quello che il destinatario deve fare è cliccare sullo slot migliore per loro. È un modo di fare le cose molto più attraente rispetto alla maggior parte delle altre interfacce.
Ora completamente gratuito con riunioni illimitate a vostra disposizione, è difficile sbagliare Meetingbird. Tenete d’occhio i suoi permessi, però. Al momento dell’accesso, chiede l’autorizzazione per poter cancellare definitivamente i vostri contatti di Google. Sembra una cosa pesante, se è molto improbabile che si verifichi.

Se colleghi Meetingbird a Zapier, puoi fare cose come ricevere notifiche nell’applicazione di chat ogni volta che è programmata una riunione o aggiungere automaticamente nuove riunioni di Meetingbird all’applicazione di videoconferenza.
Semplice come il suo nome, Calendario ha tutte le caratteristiche che ci si aspetta da un’app per la pianificazione delle riunioni. Offre versioni web e mobile, con l’intera interfaccia che ricorda molto Google Calendar. Non è una brutta cosa.

Dove Calendar si distingue dalla massa è la sua ampia sezione di statistiche. Tiene traccia di tutti i tuoi incontri, individuando dove si sviluppano le tendenze. Oltre a statistiche ovvie come il tempo trascorso in riunioni nell’ultimo giorno, settimana, mese o anche anno, rileva anche i record di presenze, notando quale percentuale di persone ha rifiutato o ha saltato una riunione. Mette persino in evidenza le persone con cui è più probabile che si svolgano riunioni. È il genere di cose che potrebbero essere immensamente utili quando si cerca di lavorare per un impegno migliore. Ed è tutto raggruppato in una sezione di panoramica ordinata, attraente e informativa.

Si ottiene solo un numero limitato di riunioni con la versione gratuita del Calendario, quindi è molto probabile che sarà necessario aggiornare il piano a pagamento. Tuttavia, se volete analizzare le vostre riunioni in profondità, questo è il posto dove andare.
Calendario permette ad altre persone di programmare le riunioni con voi mostrando loro la vostra disponibilità e offrendo loro diversi tipi di riunioni che possono prenotare con voi. È un’applicazione ideale per chiunque riceva molte richieste di incontri e necessiti di una risposta semplice ma chiara.

Iniziate a dare un’idea di quando siete liberi collegando Calendly al vostro calendario (Google Calendar, iCal, Microsoft Office 365 o Outlook). Poi create diverse opzioni di riunione per i tipi di incontri che offrite, come “colloquio telefonico di 30 minuti” o “riunione iniziale di assunzione del cliente”. Calendly ha una serie di dettagli che potete aggiungere ad ogni tipo di meeting che offrite. Infine, inviate un link alle persone che devono programmare gli incontri con voi in modo che possano vedere quando siete disponibili e richiedere gli incontri di cui hanno bisogno.

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Calendario sincronizza tutti gli appuntamenti confermati con il tuo calendario e offre la possibilità di creare un evento anche sui calendari dei tuoi invitati. Ci sono anche strumenti per impostare un’e-mail di promemoria automatica per i partecipanti.

Mentre Calendly funziona bene per la programmazione di incontri con singoli o membri del team all’interno di un’organizzazione, i suoi eventi personalizzati e i link in uscita lo rendono ideale per connettersi con clienti esterni, clienti e colleghi. Calendly dispone di ampie opzioni di integrazione, tra cui Salesforce, HubSpot, Zoom, GoToMeeting e Zapier, ma è necessario sottoscrivere un piano a pagamento per ottenere tutti i vantaggi.

Collegando Calendly a Zapier, è possibile fare cose come creare nuove riunioni di Zoom ogni volta che è prevista una nuova riunione o aggiungere nuove piattaforme di riunione alla propria lista di email marketing. Ecco alcuni esempi per iniziare, ma potete personalizzare il flusso di lavoro per utilizzare le vostre applicazioni preferite.Incontri per adulti rieti